Norgesuniversitetet har blitt Diku – Direktoratet for internasjonalisering og kvalitetsutvikling i høyere utdanning. Det vil komme et nytt nettsted tidlig 2019.

Du er her

Veiledning for underveisrapportering til prosjekter innen Digitalisering for læring

Underveisrapporteringen består av to deler: 1) Det skal skrives en underveisrapport (nettskjema) som skal gi en kort og formell statusbeskrivelse. 2) I tillegg skal det skrives et refleksjonsnotat med en bredere beskrivelse av erfaringer og kunnskap fra prosjektet så langt. Dette refleksjonsnotatet skal leveres som vedlegg til underveisrapporten. For mer informasjon om selve refleksjonsnotatet, se egen veiledning.

Prosjektets underveisrapport leveres ett år etter prosjektoppstart. Rapporten skal inneholde kort og formell beskrivelse av prosjektets prosess så langt. Underveisrapportskjemaet vil bli tilgjengelig i Dikus prosjektplattform. Tilgang til skjemaet krever pålogging med brukernavn og passord, og prosjektene vil få nærmere beskjed om rapporteringen, når den skal skje. Skjemaet (malen) inneholder overordnede spørsmål som Diku ønsker svar på. For rapportskjemaet gjelder følgende: 

  • Unngå enstavelsesord som eneste besvarelse i underveisrapporten (f.eks Ja/Nei). De overordnede tema skal ha besvarelser som kort beskriver hva som er gjort til nå og hva som planlegges videre.
  • Refleksjoner, eventuelle faglige problemstilllinger og erfaringer skal ikke beskrives i selve skjemaet. Dette skal inn i refleksjonsnotatet som skal legges som vedlegg til  underveisrapportskjemaet. Underveisrapporten skal imidlertid ha en kort oppsummering av innholdet fra refleksjonsnotatet. Dette vil vises i mal for underveisrapportering og vil være den delen av selve statusrapporten som publiseres på prosjektets nettside.
  • Om det er gjort større forandringer/avvik fra prosjektets opprinnelige aktivitetsplan, ta kontakt med Diku/saksbehandler før innlevering av underveisrapport. Det vil spare begge parter for en del ekstra-arbeid.
  • Aktiviteter som er blitt forskjøvet til prosjektets andre år, og som skal gjennomføres, trenger ikke meldes fra om til Diku på forhånd. Lag likevel en merknad på dette i rapporten da dette vil kunne gjenspeiles i regnskapet.
  • Hvis behov for utsettelse på levering av underveisrapport, ta kontakt med prosjektets saksbehandler.

Regnskap for underveisrapportering

  • Regnskapet skal gjenspeile det opprinnelige budsjettet med de aktiviteter som står oppført der. Vi vil her se på aktivitetenes kostnader i forhold til opprinnelig budsjett.
  • Utskriving fra Agresso godkjennes ikke som regnskap for underveisrapport.
  • Regnskapet kan settes inn som en ekstra kolonne i budsjettet slik at budsjett og regnskap kan sammenlignes, (for å se et eksempel, se vedlagt presentasjon av Ida Grepperud fra Høstkonferansen 2016)
  • Ubrukte midler kan fint overføres til neste års prosess i prosjektet, legg ved merknad på dette i så fall. Midlene kan derimot ikke brukes på noe nytt som ikke har vært en del av prosjektets opprinnelige aktiviteter. Ta kontakt med saksbehandler om det er usikkerhet rundt dette.

Hva blir underveisrapporten brukt til?

Underveisrapporten behandles av prosjektets saksbehandler som vil gi tilbakemelding til prosjektets kontaktpersoner. Behandlingstiden er vanligvis fra 14 dager til ca. en måned. Rapporten må godkjennes før videre midler utbetales til prosjektet. Underveisrapporten er kun til internt bruk hos Diku. Det eneste som vil publiseres, er underveisrapportens oppsummering av refleksjonsnotatet. Diku vurderer underveisrapporter som viktig dokumentasjon på prosjektets arbeid og arbeidsprosesser. Rapportenes innhold brukes både som dokumentasjon til Kunnskapsdepartementet, tilknyttet erfaringsdeling i sektoren, og internt i Diku i tilknytning til evaluering av programmer etc. 

For andre spørsmål knyttet til rapportering, kontakt prosjektets saksbehandler. Saksbehandler står oppført på prosjektets nettside hos Diku.