Slik jobber Høgskolen i Sørøst-Norge med Canvas

kristian-ludvigsen.jpg

Kristian Ludvigsen
– Tydelig forankring og god opplæring er viktig for å lykkes med Canvas-implementeringen, forteller Kristian Joakim Ludvigsen ved Høgskolen i Sørøst-Norge.

Høgskolen i Sørøst-Norge jobber strategisk med å legge til rette for økt digitalisering i forbindelse med implementeringen av Canvas, som er den nyvalgte, foretrukne LMS-plattformen for store deler av norsk UH-sektor.

Vi har tatt en prat med Kristian Joakim Ludvigsen, som er prosjektleder for implementeringen av Canvas ved Høgskolen i Sørøst-Norge (HSN). Her forteller han om deres erfaring med Canvas så langt. 

Forankring i ledelse og organisasjon

Hvordan har dere arbeidet med forankring i ledelsen og organisasjonen for øvrig?

– Ledelsen var tidlig inne i prosessen, og ble holdt informert om utviklingen underveis i UNINETTs prosjekt. Den siste måneden før UNINETT avgjorde hva som skulle være foretrukket LMS, bygget det seg opp en forventning om at HSN skulle prøve å få til en full integrasjon med oppstart høstsemesteret 2017. Det gjorde at vi var klar til å signere kontrakt allerede i desember, rett etter at offentliggjøringen kom, sier Ludvigsen. 

Han legger til at HSN fortsatt var i en fusjonsprosess våren 2017, og at de fusjonerte IT- systemer og FS i perioden. Å bytte LMS samtidig virket fornuftig. 

– I tillegg så vi at UNINETTs prosess var både ryddig og så godt gjennomført at vi ikke hadde problemer med å gå for foretrukket leverandør.

Det ble raskt opprettet en arbeidsgruppe som er delt i to team. Et teknisk team på to personer, og et pedagogisk team på seks personer. Det pedagogiske teamet består i hovedsak av personer med pedagogisk utdannelse, og tre av dem underviser i emner ved HSN i tillegg til å bidra i stor grad inn i teamet.

Det ble også opprettet en styringsgruppe bestående av ledere, noen av dem med nøkkelposisjoner i HSN, og lærere som sikrer at arbeidsgruppen får rask tilgang til de som har myndighet til å ta avgjørelser som ikke arbeidsgruppen har myndighet til å ta selv.

Vellykket implementering

Hvilke konkrete tiltak har dere gjort for vellykket implementering?

– Vi bestemte tidlig å opprette superbrukere ved alle HSNs 8 studiesteder, og i alle HSNs 20 institutter, etter modell fra NTNUs nettverkstankegang i deres implementasjon av Blackboard. Det gjør at vi har lærere som fikk opplæring i Canvas allerede fra februar, og ligger foran resten når vi nå har opplæring for alle ansatte. I tillegg var det flere som meldte interesse tidlig, så når alle ansatte fikk tilgang 2. mai, var det over 200 personer som hadde fått tidlig opplæring og tilgang til Canvas. Av disse er ca. 60 superbrukere, forteller Ludvigsen. 

En superbruker er et kontaktpunkt på sitt institutt. Superbrukeren kan hjelpe kolleger, men skal først og fremst være inspirator for sine kolleger og vise “Best Practice”-arbeid i Canvas for den enkelte fagkrets. Superbrukeren er gjerne en person som har en stor teknisk eller pedagogisk motivasjon – helst begge – for å finne gode løsninger.

– Vi har kjørt opplæring for ansatte i over en måned nå, og alle faglig ansatte har fått tilbud om kurs. De fleste har benyttet seg av tilbudet. De som er igjen vil få tilbud på nytt etter sommeren. Vi har konsentrert oss om hvordan man starter et emne i Canvas, og har utviklet gode nettressurser, men vi ser at det er mange samtaler som må tas utenom Canvas også. Det handler gjerne om samarbeid blant de lærerne som skal undervise på et emne, og hvordan de ønsker at emnet skal fremstå for studentene. Noen institutt har tatt initiativ for at deres emner skal ha en tilnærmet lik designprofil for studentene, og andre setter pris på diversitet og det å løfte emnets egenart, sier Ludvigsen. 

Siden HSN fortsatt er preget av omorganisering etter en fusjon, er det enkelte administrative verktøy som brukes for første gang. Det kompliserer prosessen noe. 

– Vi starter også opp med O365 og ny medielagringsløsning, så det er mye nytt. Poenget er at vi nå fokuserer på oppstart av emnet, og vi ser at det vil bli behov for ytterligere opplæring i andre deler videre utover høsten. Det at lærerne tidlig får et godt forhold til Canvas, og ser muligheter for god praksis i LMS-et, er nøkkelen for en vellykket implementering, utdyper prosjektlederen. 

Risikofaktorer og utfordringer 

Hvilke viktige risikofaktorer har dere planlagt for og hvilke utfordringer har dere møtt på?

– Det har blitt gjennomført ROS i regi av UNINETT både i selve prosjektet og opp mot det prioriterte LMS-et. I tillegg har vi hatt en intern ROS ved HSN. Det som peker seg ut er de to områdene som allerede er omtalt; forankring i ledelsen og vellykket opplæring. Det har også vært våre hovedsatsningsområder i arbeidet med Canvas så langt, forteller Kristian Joakim Ludvigsen.

Utfordringene for teknisk team har vært at mappingen av FS eksport til Canvas har tatt mer tid enn ønsket. 

– Nå bør det nevnes at liknende øvelser tidligere har tatt år, og nå gjøres det på noen få måneder. Vi skulle likevel ønske at dette var på plass en del tidligere. Dette påvirker pedagogisk team, ettersom lærere som får opplæring i Canvas ikke kan begynne med en gang å arbeide i de emnene de skal undervise i til høsten. Vi har løst dette ved at de får manuelle emner de kan jobbe i og overføre enkelt til de emnene som kommer fra FS når de er klare.

Et annet moment ifølge Ludvigsen er at det er 6 personer i pedagogisk team som står for opplæringa av rundt 1500 ansatte. Det har gjort hverdagen svært travel. 

– Canvas er et system som introduserer en digital læringspraksis som ikke er vanlig i høyere utdanning i Norge. Av de 6 LMS-ene som var igjen i UNINETTs siste runde av anbudsprosessen, var samtlige en eller annen variasjon av samme digitaliserende tankegang, så dette er ikke noe som nødvendigvis er spesielt for Canvas. Denne digitaliseringen av undervisningen har ikke oppstått i et vakuum. Den kommer som et resultat av ønsker fra brukere globalt og utvikling gjennom tid. En del grunnskoler og videregående skoler er langt fremme på dette området allerede, og har vært det i flere år. Det er kanskje heller at UH-sektoren har sittet for lenge på gjerdet i digitaliseringen av undervisningen. Nå kommer dette for fullt inn, i og med at Canvas legger så til rette for det, sier Ludvigsen.

En utfordring de har arbeidet mye med ved HSN er denne: Hvordan introdusere Canvas som plattform hvor det skjer en endring av tidligere praksis, på en slik måte at brukerne ønsker seg endringen? Frykten viste seg i stor grad å være ubegrunnet. 

– I opplæringene har vi hatt bare positive tilbakemeldinger om Canvas. Brukerne er veldig glad over de mulighetene som Canvas gir, og de fleste ønsker endringen velkommen. Noen ønsker selvfølgelig å ikke endre praksis i så stor grad som Canvas legger opp til, men inkluderer likevel elementer av interaktivitet som vil forbedre brukervennligheten for studentene i sine emner, forteller Ludvigsen.

Lærdommer andre kan dra nytte av 

Hvilke lærdommer har dere gjort så langt som andre kan dra nytte av?

– Å starte et slikt prosjekt samtidig som man fusjonerer, er en krevende øvelse. Det lar seg gjøre, men man må ha svært gode rammer for samarbeid på tvers i institusjonen. Når mange systemer skal fusjoneres samtidig, og nye systemer kommer til, må man ha klare linjer og god organisering som grunnlag, sier Kristian Joakim Ludvigsen.

Han er tydelig på at implementasjon av LMS vil gripe inn i svært mange deler av driften av en institusjon. God forankring er essensielt, men også en bevissthet rundt oppgaven i institusjonen som gjør at alle trekker i samme retning.

– Det er viktig at det i en arbeidsgruppe er god og bred kunnskap om både det faglige, IT-tekniske og studieadministrative. Man bør i tillegg ha god og bred kunnskap om det teknisk administrative, som FS, TimeEdit, O365 og så videre. Og man må godta at FS er styrende og kreve riktig bruk av FS for at resultatet skal bli så bra som mulig. Man må ikke være redd for å endre praksis, om det er omorganisering, ny undervisningspraksis eller nye rutiner i studieadministrative systemer som kreves for at LMS-et skal fungere optimalt. De positive synergieffektene på tvers av systemer og handlinger vil vise seg ganske raskt. Alt henger sammen, og må også tenkes som sammen.

Helt til slutt oppfordrer prosjektlederen til å ta godt i når man beregner ressurser til et implementeringsprosjekt. 

– Blant annet ser vi at vi skulle vært flere som kunne kjøre opplæring. Det kreves betydelige kunnskaper for å kjøre opplæring. Spørsmålene som kommer er mange og differensierte. Kvalifisert personell er viktig, og de må ha godt innsyn eller delta i arbeidsgruppen slik at man vet hvilke prioriteringer som vektlegges. Superbrukerne er gull verdt. Ikke bare hjelper de oss med å vise eget arbeid til kolleger, som igjen skaper god stemning. De stiller oss de vanskelige spørsmålene i forkant, slik at vi er bedre forberedt til opplæringen av de andre ansatte, sier prosjektleder Kristian Joakim Ludvigsen, før han runder av: 

– Ha klare forventninger til superbrukerne og gi dem rom til å gjøre et godt arbeid.

Skriv ny kommentar